L’articolo 4-bis del D.Lgs. n. 181/2000, così come modificato dall’art. 1, comma 1184 della L. 296/2006, prevede che i datori di lavoro pubblici e privati effettuino le comunicazioni di instaurazione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro, avvalendosi dei servizi informatici messi a disposizione dai servizi competenti. Viene, pertanto, istituito il “Servizio informatico C.O.”, che si basa sulla interoperabilità dei sistemi locali realizzati dalle Regioni e dalle Province Autonome di Trento e Bolzano, secondo gli standard tecnologici definiti con il decreto previsto dal citato art. 1 comma 1184 della Legge Finanziaria 2007. Il DM_______ introduce una regolamentazione organica, definendo i moduli di comunicazione, i dizionari terminologici, le modalità di trasmissione e di trasferimento dei dati. Scopo del presente documento è quello di specificare in forma analitica e sistematica le regole d’uso del sistema, con riguardo ai singoli aspetti procedurali, tecnici e gestionali.
La trasmissione dei dati avviene per via telematica, attraverso i servizi informatici messi a disposizione dai servizi competenti secondo le modalità stabilite da ciascuna Regione e Provincia Autonoma. Le Regioni e Province Autonome devono in ogni caso assicurare che i soggetti obbligati ed abilitati accedano ai servizi informatici da un unico punto di accesso regionale. L’obbligo di trasmissione telematica non si applica ai datori di lavoro domestico, i quali possono trasmettere i moduli anche con modalità diverse. In questo ultimo caso la comunicazione va indirizzata direttamente al servizio competente ove è ubicata la sede di lavoro, ovvero inviata al fax server messo a disposizione dal Ministero del lavoro e della previdenza sociale o dalle Regioni, che provvederanno ad inoltrarla al servizio competente. Nel caso di malfunzionamento di un servizio informatico regionale ovvero di malfunzionamento documentato del servizio informatico dell’utente, la comunicazione può essere inviata in forma sintetica al servizio fax server messo a disposizione dal Ministero del lavoro e della previdenza sociale o dalle Regioni, fermo restando l’obbligo di effettuare la comunicazione informatica nel primo giorno utile.
I principali utenti del “Servizio Informatico C.O.” sono i soggetti obbligati e i soggetti abilitati. Per la loro puntuale identificazione si rinvia alle Note Circolari del Ministero del lavoro e della previdenza sociale n. 13/SEGR/0000440 del 4.01.2007 e n. 13/SEGR/0004746 del 14.02.2007, nonché al DM in parola. Per usufruire dei servizi informatici, tali soggetti devono registrarsi presso le strutture e con le modalità indicate da ciascuna Regione e Provincia Autonoma ove è ubicata la sede di lavoro. La registrazione è necessaria per poter adempiere agli obblighi di comunicazione. Le agenzie di somministrazione devono adempiere agli obblighi di comunicazione relativi ai lavoratori assunti e impiegati con contratto di somministrazione attraverso i servizi informatici dove sono ubicate le loro sedi operative. Fermo restando le specifiche modalità di registrazione, ogni Regione e Provincia Autonoma deve provvedere con modalità proprie ad acquisire preventivamente una serie di informazioni, atte ad identificare i soggetti obbligati ed abilitati, con il seguente set minimo di dati:
L’utente risponde della veridicità dei dati contenuti nella dichiarazione di cui sopra e si impegna a comunicare tempestivamente ogni variazione intervenuta.
L’invio dei dati al Servizio Informatico C.O, per il tramite dei servizi informatici resi disponibili dai servizi competenti, avviene secondo gli standard definiti ed allegati al citato DM. Il decreto, infatti, ha adottato specifici moduli, secondo predefiniti sistemi di classificazione e formato di trasmissione, che gli utenti sono tenuti a compilare. Per “modulo” si intende il modello in base al quale devono essere redatti i documenti di comunicazione.
L’invio delle comunicazioni può avvenire attraverso la compilazione di form on line o mediante l’invio di un file in formato XML. Il file XML contiene una sola comunicazione. È possibile effettuare l’invio di un file in formato ZIP contenente più file XML, secondo le necessità del soggetto che effettua la comunicazione, con un limite massimo di dimensione pari a 5 Mbyte. Ad ogni singola comunicazione inviata viene attribuito dal servizio informatico un codice identificativo univoco a livello nazionale (codice comunicazione). Esso viene rilasciato contestualmente alla ricevuta di avvenuta comunicazione. Un file contenente n comunicazioni verrà gestito analogamente all’invio di n file contenenti ciascuno una comunicazione; pertanto sarà rilasciato un codice univoco di comunicazione per ognuna delle n pratiche contenute nel file. Il servizio informatico non accetterà l’invio qualora non siano rispettati i vincoli di struttura, di obbligatorietà delle informazioni e i vincoli di appartenenza alle codifiche previste per ogni singolo modulo. Il file pertanto deve essere conforme alle regole definite negli schemi XSD di ogni singolo modulo. Tutto ciò sia se l’invio viene effettuato mediante la predisposizione di un file XML, sia compilando le form on line.
La comunicazione processata dal servizio informatico, che ottiene la protocollazione ed il rilascio del codice univoco è valida ai fini dell’adempimento dell’obbligo. Il controllo informatico, infatti, assicura non solo che la comunicazione è stata inviata ma anche che la stessa contiene gli elementi essenziali previsti tassativamente dalla legge. Sulla base dei controlli successivi, che vengono effettuati dai servizi competenti e dagli Enti interessati, il soggetto obbligato potrà ricevere, direttamente dai medesimi, una segnalazione degli errori o delle anomalie riscontrati per le eventuali variazioni o rettifiche. I servizi informatici prevedono la gestione di ogni singola comunicazione, consentendo al soggetto che ha effettuato l’invio la sua immediata identificazione.
Il servizio informatico rilascia una ricevuta elettronica attestante l’avvenuta presa in carico del modulo. La ricevuta è unica per ciascuna comunicazione e contiene l’indicazione del protocollo (data e numero) e il codice di comunicazione (il codice univoco ed il protocollo possono essere coincidenti). La ricevuta attesta “la data certa di trasmissione”, vale a dire il giorno e l’ora in cui il modulo è stato ricevuto dal servizio informatico. La ricevuta viene rilasciata in formato XML e PDF, per consentire al soggetto che ha effettuato l’invio la conservazione e la stampa della stessa.
Il servizio informatico consente l’annullamento e la rettifica della comunicazione inviata, nei casi consentiti dalle norme vigenti. L’annullamento e la rettifica di una comunicazione possono essere effettuate utilizzando il form on line o mediante l’invio di un file XML. Per l’annullamento di una comunicazione attraverso il form on line occorre individuare, mediante il codice univoco di comunicazione o le altre funzioni di ricerca presenti, la comunicazione da annullare ed utilizzare la funzione di annullamento prevista dall’applicativo. Per effettuare l’annullamento mediante l’invio del file XML occorre inviare un’altra volta il modulo di comunicazione che si intende annullare, con l’indicazione del tipo di comunicazione “annullamento” e inserendo il “codice di comunicazione precedente”. Per effettuare una rettifica mediante il form on line occorre individuare, mediante il codice di comunicazione o le altre funzioni di ricerca presenti, la comunicazione da rettificare e provvedere ad effettuare le necessarie correzioni. Per effettuare la rettifica mediante l’invio di un file XML occorre inviare un'altra volta la comunicazione rettificata inserendo il “codice di comunicazione precedente”. Al termine della procedura di rettifica, la nuova comunicazione sostituisce la comunicazione rettificata, mantenendone la data di invio. A seguito di una comunicazione di rettifica viene rilasciato un nuovo codice di comunicazione, utilizzabile per una eventuale nuova rettifica o annullamento. Una comunicazione annullata non può essere oggetto di rettifica.
L’articolo 4, commi 5 e 6, del DM, disciplina l’ipotesi di mancato funzionamento dei servizi informatici. L’adozione di un servizio informatico, come modalità esclusiva per i soggetti obbligati ed abilitati all’invio delle comunicazioni, comporta la possibilità che inconvenienti tecnici non consentano l’adempimento nei termini perentori previsti dalla normativa vigente, esponendo gli obbligati al rischio di sanzioni per ritardato adempimento. Per tali ragioni è stato predisposto un servizio che permette ai soggetti obbligati ed abilitati di adempiere comunque inviando una comunicazione sintetica d’urgenza, mediante il modulo Unificato Urg, ad un Fax Server nazionale o regionale. Resta fermo l’obbligo di invio telematico della comunicazione completa entro il primo giorno utile.
Il servizio informatico che riceve la comunicazione, attribuito il codice univoco di comunicazione, produce un file in formato XML identico a quello rilasciato al soggetto che ha effettuato l’invio sotto forma di ricevuta. Il file viene inoltrato, tramite cooperazione applicativa, al Repository nazionale delle CO, ubicato presso il Ministero del lavoro e della previdenza sociale. Attraverso il sistema di cooperazione applicativa, il Ministero del lavoro e della previdenza sociale provvede al trasferimento dei file ai soggetti interessati.
Il Ministero del lavoro e della previdenza sociale, tramite cooperazione applicativa, trasferisce le comunicazioni ai servizi competenti nei seguenti casi:
Il nodo di cooperazione applicativa, ubicato presso il Ministero del lavoro e della previdenza sociale, provvede a rendere disponibili ed inviare le comunicazioni a tutti gli organismi coinvolti.